Rezervační systém pro kluby fitness a sportovní střediska

Internetový rezervační systém TravelSoft Fitness je určen pro fitness kluby a sportovní střediska, která nabízejí aktivity jako např. powerplate, badminton, squash, tenis, heat, spinning, K2 Hiking ...

REZERVAČNÍ SYSTÉM Z POHLEDU KLIENTA FITNESS STŘEDISKA:

• registrace nového klienta / přihlášení stávajícího klienta do rezervačního systému
• informace o stavu a typu předplaceného kreditu
• přehledný kalendář akcí s informací o stavu obsazenosti, doplněný o přehled vlastních rezervací klienta, kalendář akcí je členěn podle střediska (pobočky), typu aktivity (badminton, squash, heat, spinning atd.) a podle oddělení (kurt č.1 apod.)
• tabulkový přehled rezervací klienta napříč všemi středisky, aktivitami a odděleními
• zobrazení detailních informací o akci - místo, datum a čas konání (15.6.2009 15:00 - 16:30), doba trvání cvičení (např. 85 min.), popis akce (např. heat zaměřený na budování základní vytrvalosti), foto a  jméno cvičitele, cena akce na osobu
• možnost rezervace celé akce (kurt na badminton) resp. zadaného počtu osob (heat, spinning...)
• možnost rezervace jako náhradník na již obsazenou akci
• možnost stornovat odeslanou rezervaci (aplikují se konfigurovatelné storno podmínky fitness střediska)

REZERVAČNÍ SYSTÉM Z POHLEDU SPRÁVCE (VŠE V ZÁKLADNÍ VERZI)
z pohledu obsluhy na recepci fitness střediska poskytuje rezervační systém možnosti:

• NOVÉ: statistiky - celkový přehled o tržbách a čerpání kreditu (nákup kreditu, nákup zboží, nákup permanentek - platby v hotovosti / kartou, čerpání kreditu za rezervace, zboží, permanentky); zobrazují čerpání kreditu podle aktivit a podíl jednotlivých aktivit (cvičení) na celkové tržbě střediska/fitness; nevyčerpané kredity: okamžitý přehled o výši dosud neutracených kreditů vašich klientů - velmi důležitý údaj vzhledem k plánovaným investicím a výdajům
• NOVÉ: "Instruktor" nová úroveň uživatele/oprávnění - pokud povolíte svým letkorům, instruktorům a trenérům přístup, po přihlášení tyto osoby vidí barevně vyznačeny "své" hodiny, mohou si u jednotlivých hodin zobrazit seznam účastníků včetně pohlaví a věku a tím se lépe připravit na cvičení
• NOVÉ: rozšířená editace klienta - datum narození, pohlaví, možnost vpisování poznámek ke každému klientovi; identifikace klienta podle klubové karty s čárovým kódem nebo vyhledání klienta podle jména, e-mailové adresy, telefonu nebo přihlašovacího jména (k vyhledání klienta stačí zadat pouze část jména apod.)
• tabulkový přehled všech rezervací klienta, možnost odbavení klienta, změny nebo stornování rezervace
• NOVÉ: historie nákupu kreditu a rezervací 1 rok - čerpání kreditu klienta za rezervace, stornování rezervací - refundace kreditu, storno poplatky; editace údajů klienta (změna telefonu, e-mailové adresy apod.)
• tisk klubové karty klienta s čárovým kódem, lze používat i externí plastové karty s čárovým kódem
• přehled rezervací podle střediska (pobočky), typu aktivity (badminton, squash, heat...) a oddělení (kurt č.1) - stav obsazenosti jednotlivých akcí, seznam rezervací klientů (přehled účastníků akce), seznam náhradníků na akci
• možnost provést rezervaci / změnu počtu osob /storno rezervace jménem klienta (telefonické nebo osobní žádosti klienta na recepci)
• možnost obsadit akci náhradníkem
• pokladna - prodej kreditu za hotové na recepci fitness, podpora CZK i EUR, možnost zanesení plateb paltební kartou
• automatické zprávy - upozornění automaticky generovaná rezervačním systémem (např. storno v plně obsazené akci, která obsahuje čekající náhradníky, narozeniny klienta apod.)
• registrace klienta - správce může registrovat klienta jeho jménem a vystavit mu klubovou kartu, podpora klientů bez e-mailové adresy (chodí do fitness na kartu, objednávají na místě)
• kalendář akcí - vypisování akcí (programu) na další období dopředu, předdefinované akce na jeden týden umožňují vypsat program např. pro squash jednorázově na celý týden (možnost definovat hodiny pro veřejnost, oddílové tréninky apod.)

VOLITELNÉ MODULY (ceny viz aktuální ceník):

Prodej za hotové (verze 2.0 a vyšší)
možnost zadat libovolné zboží resp. položky z uloženého ceníku (lze načíst přes čárový kód, zadat kód zboží nebo vyhledat v ceníku), uživatelsky definovatelný ceník zboží (skupiny zboží, více druhů zboží u jedné položky - velikost, barva, chuť apod.) vystavení a tisk pokladního dokladu (volitelně), uzávěrka pokladny, historie pokladních operací od poslední uzávěrky, měsíční sestava pohybů v pokladně, historie operací 1 rok

Permanentky & turniket (verze 2.0 a vyšší)
Modul pro využití časových permanentek s turniketem, aplikací, která po přečtení čárového kódu z klubové karty vyhodnotí oprávněnost vstupu klienta do Vaší posilovny. Samozřejmostí je možnost celé škály permanentek dle Vámi zadaného časového období (kupříkladu "dopolední", "víkendové" apod.) a statistka přístupů.

Lektor (verze 2.0 a vyšší)
Nástroj, který by neměl chybět žádnému majiteli či manažerovi fitness studia. Pomocí tohoto nástroje víte ve vteřině základní informace potřebné pro hodnocení vašich lektorů - počet odcvičených hodin, počty osob na jednotlivých cvičeních a počet inkasovaných kreditů, a může tak sloužit jako podklad pro výpočet mzdy.

EOS - editor oprávněných osob (verze 2.0 a vyšší)
Pomocí „EOS“ - editoru oprávněných osob si můžete sami přidávat a odebírat operátory a lektory, měnit jejich jména, hesla a k jednotlivým instruktorům přidávat vlastní fotografie.

Massmail (verze 2.0 a vyšší)
Nástroj pro rozesílání e-mailových zpráv Vašim klientům. Lze použít na upozornění klientů např. na chystané změny v rozvrhu, rozšíření služeb Vašeho studia, jako pozvání na mimořádné akce (obsahuje uživatelsky editovatelnou šablonu).

Gratulace (verze 2.0 a vyšší)
Aplikace, která automaticky zasílá Vašim klientům blahopřání k narozeninám, svátkům či Novému roku (obsahuje uživatelsky editovatelnou šablonu - lze editovat pouze text, nejde vkládat obrázky apod.).
AM - editor automatických zpráv (verze 2.0 a vyšší)
Automatické zprávy generované systémem můžete editovat dle svých potřeb a marketingově je tak využít - např. pro upozornění na mimořádné akce či plánované víkendové akce pořadané Vaším studiem.

FitnessChat (verze 2.0 a vyšší)
Dejte prostor svým klientům i mimo tělocvičnu, dejte jim možnost on-line komunikace s vaší recepcí. Provoz může být v režimu "operátor / klient" či "klient / klient".

Anketa (verze 2.0 a vyšší)
Jednoduchý nástroj pro zjišťování názorů klientů, lze zadávat vlastní otázky (nová cvičení, noví instruktoři apod.), vyhodnocení ankety.

Ceník

Reference (náš systém v provozu)

www.amazonky.eu
FitClub Amazonky, Ústí nad Labem


www.power-plate-centrum.cz
Power Plate Centrum ... pro ženy, Praha


www.powerplateusti.cz
PowerPlate Ústí, Ústí nad Labem

www.heat-letnany.cz
HeatProSlim Letňany, Praha


www.fithadrak.cz
Fit Studio Hadrák, Liberec


www.janico.cz
janico wellness studio, Liberec

www.heat-radlice.cz
H.E.A.T. Program centrum Radlice, Praha

• sestava sklad v rozšiřujícím modulu "Skládek" byla zpřístupněna operátorovi pro lepší kontrolu při předávání recepce mezi jednotlivými recepčními, naskladnění zůstává i nadále možné pouze pro administrátora
• od této verze lze jednotlivým instruktorům přiřadit barvu, ta se pak zobrazuje na základní obrazovce jako tenký proužek pod jednotlivými akcemi
  

Dnes byly uvolněny moduly, rozšiřující základní verzi (lze do verze 2.0 a vyšší):

Prodej za hotové
Skládek
Lektor
Permanentky & turniket
EZ - editor zboží (pouze pro verzi 1.5-1.9, ve vyšších verzích součástí "Prodeje za hotové")
EOS - editor oprávněných osob
AM - editor automatických zpráv
Gratulace
Massmail
FitnessChat

PROVOZ V HOSTOVANÉM REŽIMU

STAND-ALONE INSTALACE REZERVAČNÍHO SYSTÉMU

Nová verze rezervačního systému TravelSoft Fitness zahrnuje následující aktualizace:

• možnost čerpání kreditu klienta do mínusu
  administrátor má možnost nastavit výši "úvěrového rámce" pro vybrané klienty
• správa více pokladen
  rezervační systém dovoluje definovat několik na sobě nezávislých pokladen, přihlášený operátor je automaticky párován se svou pokladnou
• prodej permanentek
  nově se dají definovat aktivity, které nejsou napojeny přímo na online rezervace (rezervace na osobu resp. rezervace na akci), ale umožňují vstup klienta na základě permanentky (např. posilovna). Permanentky lze nakoupit za hotové nebo čerpáním kreditu klienta a jsou vydávány na kalendářní období, tzn. měsíc, čtvrletí, půlrok a celý rok. Součástí rezervačního systému je jednoduchá aplikace "turniketu", která identifikuje klienta pomocí kartičky s čárovým kódem a informuje obsluhu o platnosti permanentky na vybranou aktivitu.
• nákup zboží čerpáním z kreditu klienta
  nákup zboží je možné realizovat platbou v hotovosti, resp. na přání klienta čerpáním z jeho kreditu. V okamžiku platby klient předá obsluze svou identifikační kartičku a v případě dostatečného zůstatku je platba realizována odečtením příslušného počtu kreditů (přepočet podle "základního kurzu").
• nové uživatelské rozhraní pro nákup zboží
  na jedné obrazovce lze jednoduše vybírat položky zboží, současně je k dispozici náhled celého "košíku" včetně celkové částky za nákup

Spolu s novou verzí rezervačního systému TravelSoft Fitness 1.5 přichází série krátkých ukázkových videí, která zachycují obsluhu základních operací.

Nová verze rezervačního systému TravelSoft Fitness 1.5 obsahuje dva nové moduly:

• podpora čárového kódu pro identifikaci klientů a zboží
• pokladní operace (prodej kreditu, prodej zboží, prodávaný sortiment)

Pomocí čárového lódu lze urychleně identifikovat klienta při odbavení, nákupu kreditu nebo požadavku na novou rezervaci / změnu rezervace na recepci fitness.
Podpora evidence pokladních operací zahrnuje příjem / výdej z  pokladny včetně vystavení dokladu, prodej kreditu za hotové na recepci fitness, prodej zboží a historii operací od poslední uzávěrky pokladny s možností tisku dříve vystavených dokladů. Součástí je měsíční sestava jako poklad pro účetnictví.
Modul umožňuje vystavení pokladního dokladu na libovolnou položku resp. na zboží z předdefinovaného sortimentu. Zboží lze dělit do libovolného počtu skupin, jsou podporovány doplňkové vlastnosti u  stejného druhu položek (velikost, barva, chuť apod.). Při prodeji předdefinovaného sortimentu je podporován vstup přes čárový kód.